まだ３時間も会議してるの？有益なWeb会議の進め方【７つのコツ】

 

 

先日、こんなツイートをしました。

無駄の無いWeb会議の進め方☝️

🔸会議の設計が超重要
🔸アジェンダの共有
🔸ファシリテーター役を決める
🔸ゴールの設定
🔸集中切れたら、面白い動画見る
🔸速攻で議事録共有

詳しい内容については、
ブログにアップしていきます〜#Web会議#オンライン会議#会議の進め方#zoom#zoom背景 pic.twitter.com/RsGb2iAbI6

— リッキー👨‍💻朝活×ラジオ配信 (@rickey_blog) April 23, 2020

 

結論としては会議の「設計」が超重要です❗

 

 

本記事で詳細を深堀りしていきます。

 

• 2013年からWebexのヘビーユーザー
• 週に３回は海外とWeb会議
• 2019年からzoomへ移行
• 現在は１日に１〜２回zoom会議するヘビーユーザー
• Web会議は90分以内がモットー

まだ３時間も会議してるの？有益なWeb会議の進め方

 

Web会議疲れを感じていませんか？

感じているのであれば、それはWeb会議の進め方に問題があります。

サクッと終わって、次にすることが明確になる、

プロジェクトがすーっごく進んでいる実感をもてる

そんなWeb会議をするための７つのコツを紹介します☝️

参考になる内容はどんどん実践してみて、

フィードバックのご連絡をください〜🙏

それでは行きましょう💨

 

Web会議は「設計」が命！

 

結論から言うと、Web会議は「設計」が命です。

設計をしていない会議は無駄が生まれて、生産性がガタ落ち。

Web会議をしても疲れるだけです。

ブログ、プレゼンテーション、書類の執筆、すべてにおいて重要なのが

「設計」のパート

例えば、橋を建設するのも、設計をしっかりしないと

トラックが通ったら崩れてしまう橋になってしまいます。

それと同じくらい「設計」は大事です☝️

 

 

 

 

具体的にするべきことは❓

 

Web会議をスムースに進めていくためには、アジェンダを共有し、何にどのくらい議論の時間をかけるのかを明確にします。

そして、進行役であれば、どこでどのように人に振るかということを、

予め考えておき、アジェンダに書き入れておき、本番でそれに沿って進めていくのみ。

例えば、報道番組の仕切り役のMCの人とか、

選挙特番でいろんな人に意見を聞いたりするシーンを思い出してみてください。

放送時間の枠の中で、なんとか有意義なディスカッションが出来るようにと

振りまくっている司会進行役がいますよね❗

あれくらいとは言いませんが、例えて言うなら、あのような進行役がWeb会議の中にいて、

会議の中で設計されたアジェンダをもとにナビゲートしていくということが

必要なのです。

 

 

わざとそのようにする場合もあります。

特に広く自由な発想や意見を集める時はそのような手法が便利です☝️

ブレインストーミングなんかにはピッタリですね👍

ブレストの場合は、他人の意見を否定せず、思いっきり工程しながら、

どんどんアイディアを膨らませていくと、

非常にクリエーティブな会合になって有効です❗

ただ、設計なしで話すと、思った以上に時間を消費してしまうので注意💧

メリット・デメリットの両方あるので、話す内容に応じて

使い分けるべきでしょう❗

 

会議の「設計」を考えるメリット

自由に話すこともメリットありますが、

やっぱり「設計」は作っておいた方が時間の観点から考えると

必要であることは明らかです。

無駄な時間の浪費、会議の設計をしっかりたてて

なくしましょう❗

 

会議の「設計」に役立つアプリ

アジェンダ作成でしたら、MacのAgendaというアプリがオススメ。

タイピングしているだけで、アジェンダが自動的に作成できてしまいます▼

 

アウトライナーアプリのDynalistもAgenda作成には向いていますよ▼

【参考記事】

【レビュー】アウトライナーアプリ「Dynalist」ブログ記事作成に最強ツール!

 

アジェンダは共有しないと意味がない！

アジェンダは共有しないと意味がありません。

共有するのは当日ではなく、会議の前にしておくことがベストです❗

 

アジェンダを共有することのメリット☝️

会議になって、せーのって始めてたら意味がないんです。

「会議は決める場」❗　なので、そのために、アジェンダを事前に共有し、会議の準備を参加者にしてもらう必要があります。

そう！会議本番よりも会議の事前準備の方が重要なのですよ〜

 

アジェンダの共有方法

ワードなどで箇条書きで簡潔にまとめて、メール📩で送付しておけばOK

なにかの事柄について発表をお願いする場合は、個別に📩か電話をしておくとGood

 

オススメのアジェンダ作成方法🔖

オススメの方法は、Google Docsのオンライン上で作成。

そのリンクを共有するだけでです。

Google Docsで共有しておくと、あとで議事録をGoogle Docsで作成していく時に

Agendaに議事録を書き加えるだけで済み、サクッと参加者へシェアできちゃいます💦

アジェンダ作成と議事録作成はGoogle Docsに１本化。

この方法が一番無駄なく効率的にWeb会議を進めるコツです👍

 

 

会議の参加者にメールで箇条書きで、アジェンダを入れておきましょう。

「明日の会合は〇〇と〇〇について話します」とだけ入れとくだけでもOKでしょう。

 

アジェンダ作成と共有を必ず毎回しよう❗

 

海外だとアジェンダ作って会議は普通ですが、日本の会議だとまだ少ない気がします。

在宅やリモートワークでWeb会議疲れの方も多いハズ・・・

サクッと終わって、サクッと前に進める会議の場を

提供していきましょう❗

 

参加者に考えておいてもらうことを具体的に指示

発表してほしいこととか、深い話しを聞きたいときは

必ず事前に考えておいて欲しいことを具体的に指示しておく必要があります❗

その場でぽっと「何かは話して」と言われても無理。

事前に話してほしいこと、考えておいてほしいことを、明確に伝えておくことが

深い議論をするWeb会議をするために必要なアクションです❗

 

もうこんなフレーズは聞きたくない❗

 

Web会議で、これらのフレーズは意味がないです。

この言葉があったら、会議の設計を見直してください❗

 

具体的に、会議の準備アクションを促そう💨

 

 

 

全員へ：「〇〇について聞くので意見を考えておいてください」

〇〇さんへ：「▲▲を調べてくください」

〇〇さんへ：「■■について、概要を発表してください」

〇〇さんへ：「会議でまとまった方向性を報告できる形にしてください」

〇〇さんへ：「●●の評価方法事例をあげてください」

 

時間を決める

 

人間は終わりの時間が決まると、自然に効率的に行動するようになります。

なので、終わる時間をしっかりと示すことが何よりも重要です。

やってはいけないことは、人の時間を奪うこと。

これだけはWeb会議では絶対にやってはいけないことです。

これがWeb会議疲れの根本です。

せっかくWebで集まるのですから、時間の使い方もスマートにしましょう👍

 

タイムマネージメントが重要な理由⏰

ただでさえ、ずっと画面を見ながら会議するって、目に疲れるんですよね

実際に、３時間以上のWeb会議をしている人から得られる回答は

「疲れた〜」というものばかり

無益な会合ばかりしても意味がありません💦

便利なWeb会議で浪費するのは、まじ無意味。

 

こんな声掛けで会議を終わらせよう❗

「今日の会議は〇〇分で終わるので、〇〇時には終了します」

「〇〇時になりましたので、次回のWeb会議の日時を決めませんか？」

 

会議の進行役に全ての権限を委ねる

Web会議が２時間、３時間になってしまうのは、

進行役がいないか・・・

進行役の威厳がないか・・・

というころにあります。

しっかりとした進行役がいれば、それに従って動くはず。

勝手に関係ないトピックや、自分の個人的な思いをヅラヅラと話すのは超NGです❗

退場してもらいましょう💨

 

会議の進行役に必要なコト☝️

進行役の最初の言葉が大事❗

偉い人がいても、威厳をもって、

堂々と仕切る💦

これに尽きます・・・👍

 

「会議の進行役をさせて頂きます。〇〇です。発言されたい方は〇〇までメンションしてください」

「アジェンダ以外にかかれていることを話されたい方は進行役まで一言おねがいします」

「会議の目的は〇〇、今日の会議で〇〇まで達成することが今日やるべきことです」

 

Web会議でやってはいけないこと❌

ドキッとしたら即改善です。

どこかで他人の時間を奪ってはいけません。

自分の発言が終わったら、必ず進行役へ戻しましょう。

テレビの中継も必ずスタジオに戻すように・・・

進行役へお戻しするでOKです。

 

 

集中が途切れたタイミングで面白い動画を見よう！

だいたい４５分くらい経過すると、人間の集中力は低下します。。。

４５分に１回ブレークを入れるようにしましょう。

最近、取り入れているのは、面白い動画を５分休憩の間に画面共有で見ること❗

例えば、こんな動画でちょっと息抜きというのもいかがでしょうか❓

 

みんなでお腹を抱えて笑うのもいいですよ〜

商品企画のミーティングだったら、ライバル社のCMを見るでもいいですし、

最近ハマっているアイテムについて動画を共有したり、

写真を共有するということで

場が和んで、リモートで会えてない心の距離をう

埋めることにも繋がるのではないでしょうか❓

 

時間管理に有効なカウントダウンタイマー系アプリ

Macユーザーの方でしたら、時間の経過を把握するために、

以下のアプリは非常にオススメです。

全部無料で使えるので、お試しあれ〜

デスクトップに時計を表示するアプリ

デスクトップ上にドーンと置いておけるので、

今何時がすぐに分かる。

デスクトップを画面共有して参加者にワザと見せると時間に対する緊張感でますっ😅

会議終了までのカウントダウンを表示するアプリ

これは神アプリでした〜

全員にオススメしたいです💨

デスクトップ上にタイマーを一番上に固定表示することができます。

２５０円追加して有料版にすると、無制限でカウントダウンを設定可能。

カウントダウンタイマーを３つのスタイルから選べるようになります▼

 

Web会議の終了時間のカウントダウンだけでなく、プロジェクトの管理、次の会議までにするべきことのリマインダー設定に大変重宝するアプリです👍

無料でダウンロードできますよ〜▼

 

長くても９０分でWeb会議は終わらせろ！

結論から言うと、９０分以上の会議は意味ないです。

２時間経過したら、何か理由をつけて、途中退出しちゃいましょう（極端ですみません💧）

でも、そのくらい意味ないと考えるので、

皆さんも同じじゃないでしょうか❓

ただでさえ、在宅勤務は自然と集中する時間が長〜い勤務になってしまって、

長い会議は疲弊する原因になります。

なので、Web会議は９０分で終わらせましょう。

それ以上長くなる可能性のある会議は、避けるのです。

大学の講義も９０分。

人間はそれ以上集中出来ないんです。

よっぽど楽しませるコンテンツがないと、１２０分なんて無理でしょう。

YouTubeのマナブさんの動画なんかも、あんな短い１５分の動画でさえ、

動画の中盤に「みなさんの集中が切れてきたと思うので、私生活の一部を公開します」っていう

パートがあるくらい・・・

なので、会議を進行する側の上手なナビゲートが何よりも大事なのであります☝️

 

成果が生まれる時間に変えるために、こんなサービスを使うという方法もある❗

Web会議を頻繁やっている人から、こんな良いサービスがあるよと教えてもらいましたので紹介

savetimeというWebサービスをご存知でしょうか？

会議をしながら、

何に何分議論をするか

決まったタスクを誰に割り振るか

議事録の同時編集

 

などかゆいところに手が届くサービスを展開しています。

１アカウント月額７００円から始められるので、

困っている方はこういうサービスの助けを借りるのもアリでしょう〜

 

会議が終わったら速攻で議事録共有と次回会合リンクを送れ！

アジェンダ・議事録作成はGoogle Docsをフル活用せよ

議事録は速攻で共有が基本です。

理想は、会議をしながらGoogle Docで誰かがアジェンダに議事録を打ち込み、

会議が終わった瞬間に議事録が完成しているというスタイル。

このスタイルが一番効率的でスピーディーだし、適宜メンバーが

加筆修正できるので、超おすすめです☝️

 

このやり方でやってない人が結構多いので、

日本でGoogle Docsでアジェンダ作成👉議事録追記👉速攻議事録シェア

というスタイルがもっと定番化しないかな〜と願っています。

 

Web会議のビデオ記録は必ずONにして、会議終わったらシェア

Web会議の記録は必ずONにして、収録しておきましょう

会議が終わったら、速攻でメンバーにシェア

会議に出られなかった方にも、シェアしておけば、誰でもキャッチアップできます。

便利なので、どんどん使いこなして行きましょう。

今流行のzoomなら、Web会議の様子を動画でクラウドに保存することが出来ますよ〜

 

まとめ

ここまで読んでくださったアナタは

Web会議のマスターです❗

 

ではまとめます▼

 

せっかくのWeb会議ですから、

成果のある会議にしましょう❗

Web会議疲れにならないように出来る限りの工夫をしましょう〜

フィードバックがありましたらリッキーのTwitterまでメンションしてください。

コメントお待ちしております👍

 

【関連記事】

zoomはもう古い！Web会議に疲れたあなたにDiscordが超オススメな件

テレワークはどのWeb会議システムが便利？初心者にも優しいサービスを紹介！