Rickey

こんにちは。リッキー(@rickey_blog)です。



「今、新型コロナウイルスの感染予防のために、テレワークが実施されて、自宅からWeb会議に参加しなければならないけれども、やったことが無いので何を使えば良いのか良くわからない!」


という方もいるのではないでしょうか。


今回はWeb会議ヘビーユーザー(週に3回以上はやってます!)のRickeyが実体験をもとに初心者にも優しいWeb会議システムを紹介します!

 

 

Web会議とは?

 

そもそもWeb会議とは?ビデオ会議とほぼ同じ意味で使われます。相手を顔を見ながら会議をするシステムのことを指します。ただ、Web会議の場合はビデオ機能に加えて、録画、画面共有、テキストでのチャットなど様々な機能が加わったマルチな意味が加わっています。

 

Web会議はWebを使いますから、インターネット回線に繋がる必要があります。一方で電話会議は電話回線のみで通話機能のみで会議をすることを示します。

 

Web会議、電話会議、ビデオ会議、テレビ電話、インターネット会議など色々な言い方をされるので、最初は言葉の整理に混乱してしまいますが、Web会議と聞いたら、ビデオ会議やテレビ電話と同義であると捉えてOKです。

 

オススメのWeb会議システム ベスト3

  1.  Zoom
  2.  WebEx
  3.  FaceTime

Zoomがやっぱり安定している!

 

長年私はWebExを使っていたのですが、Zoomをしようするようになってからは、その安定感には敵わないと感動しています。

 

  •  音が切れない。接続がよいぞ!
  •  初心者でも会議に参加しやすい!
  •  デスクトップアプリが優秀!会議設定が1分で出来る!

 

 

Rickey

Zoomが選ばれているのは、やっぱり接続の安定性。そして初心者でも入りやすいところ。

基本的な画面共有、録画機能、チャット機能などはすべて揃っています!

会議設定と共有が簡単!

 

デスクトップアプリをダウンロードしておくと、超便利です。「スケジュール」のボタンを押して、会議を設定します▼

 

 

「トピック」、「日付」必要最低限の情報を入力するだけでミーティングが設定されてしまいます。1分以内に完了!

 

 

ミーティングを設定した後、「招待のコピー」ボタンを押すと、以下のような情報が生成されるので、コピペして会議参加者へメールで完了▼

 

XXXXXXXさんがあなたを予約されたZoomミーティングに招待しています。

トピック: test
時間: 2020年3月10日 06:30 PM 大阪、札幌、東京

Zoomミーティングに参加する
https://zoom.us/j/XXXXXXXX

ミーティングID: XXX XXX XXX

 

参加者はURLをクリックしミーティングIDを入力してログイン。またはアプリに情報を入力して簡単に会議参加可能です。

 

Zoomデスクトップアプリ、スマホ用アプリのダウンロードはこちら▼

 

CISCOのWebexもイイゾ!!!

 

Rickey

Zoomになる前は5年ほどCISCOのWebexを愛用していました。

今、Zoomの方が人気ですが、Webexも劣らず良いサービスですよ!!!

基本的な画面共有、録画、チャット機能はすべて揃っています!

 

Webexのちょっとココが微妙

 

  •  音声がたまに切れる。ちょっと接続が不安定な時がある。
  •  会議参加時の音声接続がちょっと複雑
  •  デスクトップアプリがあんまり意味ない

 

ほぼほぼ満足なのですが、唯一難点をあげるとちょっと音声が途切れることがあります。過去のWeb会議でもそのようなシーンに何回か出くわしました。

 

また、Web会議に参加する時の音声の回線調整がちょっと操作が慣れてない人だと時間がかかります。ミュートにしてしまったり、会議の音が聞こえなかったりと・・・経験から言えることは、初めての方が会議参加者にいる時は、20分前から会議を立ち上げてサポートしてあげることが重要です!

 

Webexもデスクトップがあります。しかし、デスクトップアプリ上で会議設定をすることが出来ません。デスクトップアプリ上で「スケジュール」をクリックすると、ブラウザーの設定画面に飛んでしまいます。デスクトップアプリ上で済んだら有り難いんですけどね〜▼

 

 

 

 

1対1ならFaceTimeで十分!

 

Rickey

1対1のWeb会議なら、FaceTimeで十分。

FaceTimeなら途切れることもなく、通信が安定しています。

3人以上の通話も可能です。

すべて無料!

ただ、チャットや録音などの機能はなく、シンプルな使用のみです。

 

 

ちょっと不便な点

 

  •  iPhone, iPodTouch, iPad, MacBookなどのAppleのデバイスとApple IDが必要
  •  通話が主なため、多機能ではない 

 

FaceTimeの接続方法はこちらから

 

無料で使える通信システム

 

無料で使える通信システムも結構あります。Web会議システムのような多機能なものではありませんが、繋がるだけなら、これらのシステムで十分です。

 

無料のサービス

 

  •  Skype
  •  LINE
  •  FaceTime
無料サービスで注意すべきこと

   ・会議は出来るけれども、音質が悪いので聞き取りづらい

   ・多機能ではないので、繋がるのみ

   ・セキュリティーが弱い

Rickey

無料のサービスもOKなのですが、音質の問題がネック。

先日、LINEで10人とミーティングをしたのですが、音が悪すぎて聞き取れませんでした。音の遅延もしばしば。

会議のクオリティーが下がるだけです。

特にSkypeはセキュリティーも弱いので、機密性の高い会議にSkypeなどを使うのはオススメできないです。

 

 

 




Web会議システム 各サービスの価格一覧

サービス名 価格 特徴
Zoom

プロ  :月額 2,000円

ビジネス:月額 2,700円

企業  :月額 2,700円

※無料アカウントあり

・繋がる

・初心者にも優しい

Webex

Starter :月額 1,490円

Plus  :月額 1,980円

Business:月額 2,980円

※無料アカウントあり

・月額が安い

・接続がたまに不安定

FaceTime 無料

・繋がりやすい

Skype

無料

・有料にて固定電話への通話可能
LINE 無料

・音が悪い

・セキュリティーが弱い

Rickey

コストかけないんだったら、FaceTimeで十分。

本格的にやるんだったら、やっぱりZoomですかね!でもちょっと高い・・・

Webexも個人的にはオススメです!

 

 

Web会議で気をつけるべきこと!

1.ボリュームの設定

 

Web会議に入った時に、ボリュームの設定をきちっと確認しておきましょう。確認するべきポイントは▼

 

  •  自分の音声がマイクに入っているか
  •  他人の音声が聞こえるか

 

もしWeb会議の途中で、聞き取れないことがあったら、遠慮なく「もう一度大きな声で話して頂けませんか?」と勇気を持って言いましょう。これがけっこう大事で!聞き取りできていない状況のまま会議を進めてしまうと、あとで大きな誤解につながることがあります!

 

2.カメラONの時は背景に気をつける!

 

カメラONにする時は気をつけてください!ふとした時に自分の家の壁が写ってしまったり、家族が写り込んでしまうことがあります。

 

また女性の方は自宅からのWeb会議ということで、スッピンで会議に参加するとバレます。誰に見られても良いという服装とメークで、これ男性もですが!そのようにしておくことがベターです。パジャマでWeb会議に参加することは勿論NG!

 

Zoomの場合、設定のところでカメラをONにした場合の「バーチャル背景」を選択出来るようになっています▼

 

 

※ちなみに、バーチャル背景では自分の好みの写真を背景にすることも可能です。上の写真にもあるように、西武線の写真を入れてみました▲

 

3.画面の共有の時に個人情報が見えないように配慮

 

Web会議の機能に「画面共有」があります。画面共有を使うことで、PDF、PPT、WORDなどの資料を参加者と共有し、プレゼンをしたり、書類を確認したりすることが出来ます。

 

画面共有で、あやまって意図していなかったファイルを共有してしまうことがあります。個人情報や機密情報がダダ漏れしてしまうことがありますので、表示する時に、正しいファイルを選択するように注意を払う必要があります!

 

4.家族にWeb会議している時間帯を伝える!

 

これけっこう忘れてしまうんですよね。Web会議の時間を伝えていなかったがために、Web会議中に家族が勝手に入ってきてしまう事例。私も何回かありました・・・特に子供が入ってきてしまって(-_-;)

 

事前にWeb会議の時間帯を家族に伝えておきましょう

 

Web会議はこのようにすると、パフォーマンス上がる!

  •  Google Docsでクラウド上で議事録取りながらWeb会議→終了と同時に議事録配布
  •  録画機能を使って、欠席者へ会議の動画を送る!
  •  チャット機能で会議中に必要なテキスト情報の共有 

 

 

Rickey

アメリカの若い人とWeb会議をする時は、たいていGoogle Docsでアジェンダを共有し、そこに議事録をどんどんライブでノートテイカーがぶっこんでいきます。


そのため、Web会議終了と同時に議事録がメールで配布されるという超スピード。日本の会議だったら、ホワイトボードに書いてとか、無駄なことやってますよね!


そして、有料のサービスなら録画機能あるので、欠席者へはリンクつけて送るだけ。


Web会議でちょっとしたURLの共有ならチャットにコピペつけて貼り付ければ、OK!


駆使していけば、対面以上に効果のある会議をすることが出来るのです!

 

 

 

まとめ

Web会議システムを駆使せよ!

  ・テレワークの波に乗りましょう

  ・働き方のアップデートが加速度的に進んでる

  ・Web会議で繋がる人のところの仕事が集まってきます
   →リストラされないようになる


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リッキー

それでは、良い一日を!

Have a wonderful and fruitful day!

พบกันใหม่

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Rickey

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