リッキー

こんにちは。

ラジオブロガーのリッキー(@rickey_blog)です。

Web会議の開催にあたって
こんなことで悩んでいませんでしょうか❓

🔸参加者がITに慣れてない
🔸いつも遅れてスタートしてしまう💧
🔸Web会議に入れない方へのアシストが大変😅

実はちょっとした工夫で
こういうストレスを軽減し
オンタイムでWeb会議を進められるようになります👍

Web会議開催で頭を抱えていた方に
ヒントになる内容ですよ〜

 

 

  • リッキーのプロフィール
  •  1日1回〜2回Web会議をしている人
  •  2015年からWebex(アメリカのWeb会議システム)のヘビーユーザー
  •  現在はzoomとdiscordを使って同時通訳Web会議をしている人

 

 

  •  もくじ
  •  オンタイムでWeb会議スタートしたかったら、この3つをやるべし
  •  その1.事前に接続テストの機会を設けよう
  •  その2.会議開始30分前にリマインドをしよう
  •  その3.チャットでフォローしよう
  •  まとめ

オンタイムでWeb会議スタートしたかったら、この3つをやるべし!

 

Web会議、zoom会議の開催でけっこう悩んでいる方が多いです💧

オンタイムでスタートできない

音声が繋がらない

画像が映らない

などなど、、、

今回はこの種の悩みを少しでも解決するために

やるべきことを3つシェアさせていただきます〜

 

お時間の無い方、運転中の方はポッドキャストからどうぞ▼

 

 

その1.事前に接続テストの機会を設けよう!

慣れてない人が多い場合は、いきなり本番‼️

ではなく事前に接続テストの機会を設けましょう。

これをするだけで、80%の問題は解決されます

手間はかかりますが、接続テストやリハーサルをしている開催者はうまくいっているところがほとんどです👍

 

接続テストにあたって参加者へお伝えするポイント✏️

  •  接続はWi-Fi環境で👉パケ死する人います‼️
  •  本番で使うデバイスで接続してもらう
  •  繋がらない時のための連絡先を教えてもらう

 

 

✔ 接続テストをするタイミングは?

Web会議開催の1時間前でもOK

または、数日前など・・・

人によっては、デバイスを買い換えなければいけない人もいるので、

慣れてない人が多い場合は数日前に接続テストの開催がオススメです☝️

 

その2.Web会議開始30分前にリマインダーを送ろう みんなメモしてない!

 

これ結構重要です☝️

Web会議開始30分前にリンクとパスワードを送ると、参加者がスムースに入ってきてくれます。

意外とWeb会議のリンクとパスワードを控えている人は少ないので、リマインダーを送ると効果大。

超多忙な人のために、優しさ溢れるリマインダーを送りましょう📩

 

リンクとパスワードの記録方法👉カレンダーのメモ欄を使え!

Web会議へ入るために、いちいちメールから探すのは時間のムダ。

リッキーのオススメは、カレンダーのメモ欄にWeb会議のリンクとパスを入力しておくこと。

Google カレンダーの場合、Web会議の予定を入力したらメモ欄にリンクとパスを入れておきましょう▼

 

iCal(Macユーザー)もGoogleカレンダーと同様にメモを入れられます▼

 

 

✔ パスワードは別メールで送るべき❓

別メールで送った方が安全ではあります。

まれに、参加対象でない人にリンクを送ってしまうことがあるので、

ヒューマンエラーのリスクを回避できます。

 

✔ 同じURLとパスワードを使うべき❓

URLとパスワードは毎回変えましょう☝️

定期的に開催されるWeb会議を開きたい場合、URLとパスワードが同じだと参加者にも便利です。

しかし、これはセキュリティ的には非常に危険。

特に同じパスワードの使いまわしはやめましょう。

 

 

Gメールの予約送信機能がリマインダー送信い便利👍

Gメールには予約送信機能があります。

これを使って、Web会議のリンクとパスワードを生成した時に

リマインダーのメール予約をしちゃいましょう☝️


そうすれば、わざわざリマインダーを送るためにGメールを立ち上げる必要はなくなります。

 

送信ボタンの横の「▲」をクリック▼

 

送信する日付と時間を設定できます▼

 




その3.チャットでフォローしよう!画像が送れるのが望ましい!

 

接続テストをしたり、リマインダーを送っても、

慣れてない人はどうしても本番で入れなかったりします。

そういう時のために、チャットでWeb会議接続のフォローをしましょう!

 

オススメはLINEでのやりとり

オススメはLINEでのやりとりです☝️

どこでWeb会議に入れなくなっているかを聞き、そこから入るための手順を画像のスクショを送ってあげることができるからです。

特に、マイクやカメラの設定がオフになっているのをオンにするやり方が分からない人が多いので、設定方法のキャプチャーを送ってあげるとよいでしょう。

チャットでやりとりできるように事前に連絡先を交換しておくことも忘れずに😅

 

まとめ

  •  面倒だけど、接続テスト、リハーサルをしたらうまくいく!
  •  リマインダーの送付は効果大!Gメールの予約送付が便利!
  •  Web会議入れないの救出はチャットで!

 

 

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リッキー

それでは、良い一日を!

Have a wonderful and fruitful day!

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この記事を書いた人

Rickey

ハワイで5万人集まるイベントを8年間、企画運営してた人🏄‍♂️ 英語は独学で話せるレベル💦ブログ更新1000回⤴️ Macとライフハックで『生産性3倍』になるスキルを発信するブロガー👨‍💻ライフハックに関するポッドキャストを12のプラットフォームに同時配信してます🎙